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    涂料企业如何应对采购问题

    2017-05-05 10:28 涂饰商情 赵艳丰

    摘要:广大涂料企业一定要适时变革原始粗放的采购管理模式,充分利用信息化工具来优化公司的流程和制度,将采购人员从简单的、庞杂的事务性工作中解放出来,着重培养采购人员在业务领域内的专业性,以确保涂料企业采购业务的顺利展开。

    在市场竞争日趋白热化的今天,生意越来越不好做了,能够“生存”已是很多涂料企业苦苦追求的目标了,因为在企业外部,同行间的价格战不断吞噬着涂料厂商的利润;在企业内部,人力成本费用持续地上升,企业组织体系渐渐不能适应行业发展需求。

    广大涂料厂商唯有深耕挖掘自身企业潜力才能抵御行业当下的困境。而对于涂料行业来说,原料成本能占到商品总成本的60-70%,原料采购在成本控制、保障生产、内部各业务单元间协同、上下游供应链企业的战略合作方面,起到了至关重要的作用。所以如何做好采购管理,就成为当下涂料企业突破行业发展困境的有效途径。

    本文以C公司为例来谈谈涂料企业采购管理所遇到的问题,以及解决这些问题的有效对策。C公司是一家专门从事涂料产品的研发、生产和销售的老牌厂商。C公司的采购模式比较原始,仍然处在与供应商询比价格签订单阶段,这种原始的采购模式已经严重不能满足C公司的战略发展要求,亟需变革。

    C公司采购管理存在的问题

    笔者通过近一个月的调研发现,C公司的采购模式可以说是非常传统、简单的,即其采购部一直沿袭以拉动采购的管理模式进行运作,围绕确定采购需求、供应商询价、议价、下订单、跟踪交期、收货、付款等流程进行采购日常工作,其并未与现代的供应链采购相融合,这种粗放式的采购体系已经不能跟上涂料行业的发展脚步,具体的问题有如下几方面。

    1、多品种、小批量的生产模式导致采购成本增加

    由于C公司已经运营了十几年,其产品线较为丰富,管理者依据各种订单进行牵引让各部门进行配合,致使采购管理常进行小批量多品种的采购工作,增加了采购人员的工作强度。这同时也对供应商交货期提出了较为严格的时效性要求,造成供应商无法进行相应的预测和配送计划,同时也会造成供应商多品种小批量的送货,使得相关系统成本增加(物流费、仓储费、仓库检查、收料费用等),间接造成采购成本的增加,双方在其中都没得到好处,不利于涂料厂商与供应商间的战略合作。

    2、采购员专业素养急需提高

    鉴于多品种、小批量的采购业务,导致C公司采购员每天都显得非常忙碌,忙着处理繁杂的日常业务,常常焦头烂额的。笔者在C公司的采购流程中发现,采购员常常因为不熟悉业务知识、或是太忙碌而盲目地听取供应商建议,导致采购成本增加,甚至对原料特性及功能了解甚少,这样的情况难以提升采购人员的管理水平。

    3、采购信息系统落后

    早上8点C公司采购部门开工,部门内的采购人员都要依据销售部下达的生产订单需求,在电脑系统中将原料需求导出,针对每个生产订单,采购员都必须手动制定原料分配表。这对大型的生产企业来说,每天都有繁多的生产订单要下达,采购员必须重复地做同一件事情,导致采购员整体效率降低,更无从在采购专业知识方面取得突破。

    4、呆滞原料使企业遭受巨大损失

    在C公司采购部门的日常工作中,他们会依据生产计划制定出相关原料需求,与多个供应商对所需原料展开询价及议价,然后将原料份额对供应商进行分配和执行,最后跟进原料到厂的进度并及时将原料入库,但是整个环节中却忽视了库存管理。在C公司仓库中,每年都有大量积压原料进行处置外卖,变现后取得收入仅为原值的一半不到,对企业增强盈利水平造成巨大的负面影响。

    采购管理问题的解决对策

    1、努力推进采购信息化建设

    涂料企业应积极完善采购管理信息系统,一方面能使企业管理更加科学和规范,同时也为厂商与供应商搭建了高效、快捷的沟通平台,有效提高采购工作效率。

    首先,建议C公司引入SRM系统。SRM系统(供应商关系管理系统)的作用是通过信息化手段与供应商建立战略合作关系。该软件能实现订单管理、排程管理、对账管理、供应商绩效评估四大功能。订单管理的功能可以实现涂料厂商采购订单的网上发布、交流沟通及供应商完成采购订单的确认工作。排程管理功能同样是将配送指令在网上发布,并积极指导供应商如何依据涂料厂商的生产计划安排进行有序配送。对账管理功能实现对账数据、发票入账情况的网上查询。供应商绩效评估则是对供应商技术能力、质量水平、交货响应、成本状况、合同执行情况这几个关键方面进行综合评估,同时也是供应商引入或淘汰的判断根据。借助这种先进的信息技术平台,既节约了与供应商间的沟通成本、减少了信息传递失误所带来的损失,也让信息传递更加及时有效。

    其次,启用供应商网上报价。在C公司的运营中,经常出现采购人员将采购价格泄露给供应商的这种情况,而供应商网上报价系统能有效保障供应商在公平的环境下竞争,打破了邮件传真等传统的沟通方式,有效杜绝了价格泄露问题。在引入供应商网上报价系统后,采购人员只能在报价结束后才能在系统中查看价格,最大限度地控制内外部勾结风险,同时提高了企业的运营效率、缩短了审批流程、降低了采购成本。

    2、完善采购人员的绩效考核体系

    C公司应通过完善采购人员的绩效考核体系,对采购人员实行定量考评,避免了掺入主观的感情色彩,客观地将被考评者与既定的标准进行比较,也有利于针对不同的采购人员的在工资、晋升上进行差别对待,让采购人员激发学习业务、积极进取的上进心。其中采购人员绩效考核应从两个维度出发:采购业绩和供应商管理。

    根据供应商配合企业情况,供应商反应速度、参与共同研发的积极性、合同订单的签订速度等判定,每发现一项条件不符扣1分。

    考核的总得分为各项考核得分相加得出,C公司采购部门应每月对采购人员进行考核,年度考核结果根据月度考核进行加权平均,并按照考核结果进行排序,将考核等级分为A、B、C、D、E五类,其中A级占10%,B级占15%,C级占30%,D级占35%,E级占10%。根据考评结果对采购人员薪资调整、采购人员培训、奖金发放提供客观依据。

    3、建立S&OP销售运作组织

    鉴于C公司每年产生的大量积压物资,给企业经营带来了很大的资金损失,C公司亟需成立S&OP(Sales and operationplan)销售与运作小组,更紧密地将各部门连接在一起,重新梳理销售与运作间关系,加强各部门间协同,减少积压物资的产生,减轻采购部门的按需采购与处理积压物资难度。

    具体来说,C公司营销部门需要征集客户未来三到四个月的订单需求,详细评估后制定销售计划并将计划提交给S&OP销售与运作小组。随后,S&OP小组根据销售计划,组织各业务部门召开联席会议,根据会议议程逐项检查,达成一致后确定主生产计划,采购部门根据主生产计划对供应商进行下单采购原料。高效的沟通机制的建立,能有效保证采购部按照计划进行采购,避免了采购部门自由发挥进行采购订单的下达,确保了整个组织在高效的机制中得以良好地运行。

    总的来说,采购管理作为企业经营活动的关键环节,在涂料企业的产品研发、质量保证、供应链管理中起着极其重要的作用,同时也是企业获取利润的重要源泉。广大涂料企业一定要适时变革原始粗放的采购管理模式,充分利用信息化工具来优化公司的流程和制度,将采购人员从简单的、庞杂的事务性工作中解放出来,着重培养采购人员在业务领域内的专业性,以确保涂料企业采购业务的顺利展开。

    (本文作者为涂饰商情特约撰稿人,未经授权,谢绝转载!)

    责任编辑:黎佰深

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